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El pasado 27 de agosto, en la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía “Manuel del Castillo Negrete” se llevó a cabo el conversatorio “Reflexiones sobre la Norma Mexicana: Acervos Documentales. Lineamientos para su preservación”,  el cual fue realizado en el marco del Coloquio sobre Líneas de Trabajo en Materia de Conservación y Restauración en Bibliotecas y Archivos, dedicado al tema “Reflexiones sobre preservación”.

Septiembre de 2019. Año 7, número 9

El pasado 27 de agosto, en la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía “Manuel del Castillo Negrete” se llevó a cabo el conversatorio “Reflexiones sobre la Norma Mexicana: Acervos Documentales. Lineamientos para su preservación”,  el cual fue realizado en el marco del Coloquio sobre Líneas de Trabajo en Materia de Conservación y Restauración en Bibliotecas y Archivos, dedicado al tema “Reflexiones sobre preservación”.

Contar con esta nueva Norma Mexicana, registrada en la Secretaría de Economía y publicada en el Diario Oficial de la Federación el 22 de marzo de 2019 es un logro que debemos celebrar y reconocer. El tiempo que tomó proyectarla, definir su contenido, reunir a los expertos a lo largo de diez años durante horas y meses para formalizar el trabajo, tramitar las revisiones y aprobaciones oficiales y tomar acuerdos con el apoyo del Comité Técnico de Normalización Nacional de Documentación (COTENNDOC), merece agradecer a todas las personas e instituciones que colaboraron y la hicieron posible. 

Como toda norma publicada en el Diario Oficial de la Federación, ésta requerirá a futuro, revisarse y actualizarse, sobre todo pensando que en materia de conservación y preservación de documentos, la tecnología e innovación constantemente modifican las técnicas de restauración o los materiales en que están fabricados los soportes en que la información se respalda; en consecuencia, permanentemente deberá replantearse la vigencia de este estándar nacional, que sirve de guía a las instituciones que resguardan acervos documentales y bibliográficos. 

La Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018 “Acervos documentales – Lineamientos para su preservación” es un instrumento técnico, hecho con extremo cuidado. Prácticamente incluye cada uno de los aspectos que las instituciones deben conocer y tomar en cuenta para conservar y preservar correctamente el patrimonio documental que resguardan.

En este sentido, la norma es hasta cierto punto semejante a algunos libros especializados en conservación y preservación, en los que se puede buscar prácticamente el tema que interese: plagas, guardas de primer y segundo nivel, rangos de temperatura y humedad recomendadas para cada colección; fumigantes apropiados, estantería, instalaciones eléctricas, hidráulicas, elaboración de planes de emergencia, préstamo de documentos, capacitación al personal y a los usuarios que realizan consultas, vinculación con áreas administrativas y de seguridad para gestionar los recursos, el acceso, la vigilancia, entre otros.

La diferencia entre libros técnicos y normas oficiales, radica por supuesto en su aplicación. Por ser una Norma Mexicana, cuyo objetivo es emitir recomendaciones, constituye en sí misma una referencia obligada a revisar en el momento de tomar decisiones relacionadas con la conservación y la preservación de los acervos documentales del país, sin que esto signifique que sea de aplicación obligatoria, especialmente porque la falta de recursos suficientes (humanos, económicos), entre otros factores, es y será siempre la principal limitante para contar con edificios, acervos y condiciones perfectas.  Vista así, esta Norma Mexicana es un instrumento de consulta y guía, que contiene los criterios que en sentido estricto, las instituciones deberían cumplir para alcanzar las aspiraciones ideales que todo archivo, biblioteca o acervo documental busca.

La norma es como un diccionario completo, no obstante, requeriría, para su óptimo uso y consulta, un índice temático para facilitar la localización de datos específicos. Por ejemplo: en él podría aparecer el tema muebles de madera, para saber si en ellos se pueden colocar libros o documentos o bien, para decidir si a la estantería que ya existe fabricada en madera, se le debe aplicar algún tratamiento para evitar plagas. Otro ejemplo para el índice: el tema sellos, para consultar el apartado de la Norma, en el que se explica si es conveniente o no aplicarlos en los documentos originales.

La estructura de la norma refleja el orden que las instituciones pueden seguir, por ejemplo, para hacer un diagnóstico del estado que guardan: comenzando por su edificio, sus acervos (almacenamiento), las condiciones ambientales (temperatura, humedad), la detección o prevención de plagas, seguida de la manipulación de sus colecciones, los criterios para reproducirlas y por último, la elaboración o revisión y actualización de sus planes de emergencia y prevención de desastres. Esta secuencia, sigue como un orden lógico de revisión para elaborar diagnósticos y resulta útil para detectar incumplimientos, mejoras y proponer planes de acción, así como definir prioridades de atención en materia de conservación y preservación del patrimonio que las instituciones resguardan. También permite diseñar políticas, reglamentos, normas internas o criterios específicos y procedimientos institucionales, para cada aspecto relacionado con la preservación: en  el edificio, en los depósitos, los laboratorios o talleres de restauración.

Tal como lo señalaron durante el Conversatorio algunos expertos que participaron en la elaboración y aprobación de esta Norma, la Secretaría de Economía marca los próximos cinco años como periodo de vigencia para proceder posteriormente a su actualización. En este tiempo el Subcomité de Normalización del COTENNDOC es responsable de promoverla y revisarla periódicamente, no obstante requerimos estudiarla, divulgarla, compartir experiencias en su aplicación, así como diseñar con ella políticas institucionales que sirvan como modelo a otros acervos documentales.

Editor responsable: Yolia Tortolero Cervantes, vicepresidenta del Comité Regional para
América Latina y el Caribe del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO (periodo 2017-2019)

La reproducción total o parcial de este ejemplar requiere permiso del editor (yoliatortolero@gmail.com).
La edición original del Diario de Historias se publica en: https://archivosybibliotecasenlinea.wordpress.com/